El correo proporcionado por la empresa debe destinarse a un uso estrictamente del negocio, ya que es un elemento de trabajo propiedad de la empresa, no debe utilizarse para fines particulares.
- El uso indebido del servicio de correo puede afectar a la empresa en varias formas:
- Degradación de los niveles de servicio: anexos muy grandes pueden demorar o detener totalmente el servicio de correo.
- Lentitud ocasionada por el mal uso del servicio crean costos adicionales por aumento del nivel del servicio de correo y el ancho de banda de Internet.
- Riesgos de pérdida de información por virus, troyanos y gusanos insertos en mensajes maliciosos.
- Invasión de correo basura (SPAM).
Hay ciertas reglas que deben ser tomadas en cuenta a fin de
colaborar a mantener el servicio en óptimas condiciones.
MEJORES PRÁCTICAS
A continuación encontraran las recomendaciones más relevantes que nos
permitirán mantener un servicio de calidad:
Actualice con frecuencia su libreta personal de direcciones,
grupos personales y contactos. Esté pendiente de mensajes de “Correo no pudo
ser entregado”, son síntoma de errores en el tipeo de las direcciones de
correo.
No participe en cadenas: chistes, oraciones, promesas de que
Bill Gates o alguna empresa donará un centavo por cada nota a favor de un niño
enfermo. Nadie va a donar nada por cada nota ni a nadie le cae mala suerte por
no reenviar una cadena a 10 personas. Este tipo de mensajes son usados para
recoger direcciones de correo y luego usarlas para el envío de mensajes de
propaganda o mensajes de todo tipo; también son muy usados para propagar virus
y SPAM o para colapsar las redes de computadoras. Las direcciones email
recopiladas en estas cadenas son vendidas a generadores de correo basura,
páginas pornográficas, vendedores de baratijas, etc.
En notas basura, a veces vienen enlaces que supuestamente
permiten suprimir la recepción de ese tipo de correos. Nunca se deben presionar
estos enlaces. Estos enlaces realmente sirven para que el remitente identifique
esa cuenta como real y la venda a terceros.
No use el correo electrónico para pedir donativos, para
obras de caridad, para mensajes políticos, presentaciones de temas sin interés,
mensajes religiosos, chistes, etc. o de cualquier otro tipo que no tenga
relación con el trabajo en la compañía. Si usted es victima de este tipo de
mensajes por favor informe a la cuenta del administrador del mail.
Piense bien a quién va a enviar un mensaje. Use la lista más
pequeña que sea posible. No conteste "Responder a Todos" a no ser que
sea estrictamente necesario.
Utilice el campo CCO (Con copia Oculta), cuando se envíe o
se responda un mensaje que incluya direcciones fuera de la empresa. También,
cuando envíe mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto
con el fin de no publicar las direcciones de correo al exterior y que después
seamos saturados de correos con basura.
No exagere. Evite los mensajes marcados como
"urgentes" o "prioritarios", a menos que en realidad lo
sean. El servicio de correo asigna prioridades de envío de acuerdo con estas
características.
Si va a disfrutar de su periodo de vacaciones o se va a
ausentar de su puesto por varios días, delegue en otra persona la lectura de su
correo, haga uso de las herramientas que para esto tiene su cliente de correo.
No envíe documentos o imágenes adjuntos mientras no sea
estrictamente necesario, ya que estos utilizan muchos de los recursos del
sistema y son de mayor dificultad para leer. No se recomienda el envío de
anexos de más de 2 MB. Anexos sobre los 15 MB pueden llegar incluso a colapsar
el servicio entero, ocasionando demoras y hasta la pérdida de mensajes.
Limite el número de archivos anexos. Los archivos anexos son
útiles para enviar documentos largos en formatos específicos, pero no son un
sustituto para el texto de un mensaje. Toma cierto tiempo abrir un anexo; y con
frecuencia el destinatario prefiere revisar el siguiente mensaje y dejar el
archivo anexo para más tarde.
Cuando envíe documentos adjuntos, estos deben ser en los
programas estándares de la compañía: Word, Excel y Power Point. Sólo envíe en
otros programas en casos específicos y cuando este seguro que la persona a la
que se lo envía tiene estos programas. Procure siempre enviar los documentos
del menor tamaño posible, haga uso de los programas que comprimen el tamaño de
los archivos.
Al reenviar un mensaje que fue remitido a un grupo de
personas entre las que se encuentra usted, es posible que entregue valiosa
información personal que puede ser rastreada. Por ello, antes de pulsar la
tecla Forward ó reenviar, borre todas las direcciones que aparezcan en el
encabezado del mail.
Si recibe un correo sospechoso o no deseado, desconfié
siempre de el. Cuando reciba un mail con un archivo adjunto NO LO EJECUTE hasta
que no lo revise con un antivirus actualizado, si el adjunto es de un correo de
un desconocido TENGA MAS PRECAUCIÓN (lo recomendable es borrarlo).
Muchos correos simulan ser actualizaciones de programas,
desconfié también de ellos. Las actualizaciones de programas deben ser
tramitadas por los administradores de red.
REGLAS DE ETIQUETA EN EL CORREO
Hay una serie de sugerencias para el uso apropiado del correo electrónico:
- No se enoje por correo electrónico. Todos hemos enviado y recibido "mensajes fuertes"y también hemos deseado poder revertirlos. La razón es muy simple; es mucho más fácil enojarse de verdad con un monitor que con una persona con sentimientos que tiene una respuesta y que puede resolver nuestros problemas. En realidad es más fácil, pero es un desperdicio de energía.
- No use el correo electrónico para resolver temas complejos. Este servicio es para transmitir información, no es muy bueno para resolver problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y algo limitadas.
- Los conflictos son normales dentro del trabajo en equipo. Los conflictos por correo electrónico son una perversión de la tecnología.
- No envíe mensajes obscenos. Consideren que a cualquiera puede molestarle.
- No envíe correos (ni internos ni externos) en los cuales se hable mal de alguien
- No trate de concertar citas o reuniones por el correo electrónico que se vayan a llevar a cabo dentro de las próximas 24 horas. Todos vivimos muy ocupados y recibimos mucho correo, y si bien es nuestra obligación ver el correo, tampoco lo tenemos que estar viendo todo el tiempo. Así que si quieren reunirse con alguien o cambiar una cita dentro de un período menor de 1 día use el teléfono o contacte personalmente a los involucrados.
- Identifique claramente la persona a la cual le enviará el correo verifique que es la persona que necesita, recuerde que existen nombres parecidos u homónimos.
- Utilice con prudencia las listas de direcciones. No envíe copias de correo electrónico a personas que no necesitan ese mensaje.
- Ponga un asunto claro y elocuente. Así como un libro necesita un buen título, un mensaje de correo electrónico necesita una línea de asunto. Si el mensaje es extenso, indíquelo en el encabezado, Si hay una fecha en juego, póngala en la línea del asunto. Eso ayudará a fijar el nivel de precisión y urgencia adecuado.
- Sea Breve. Debe pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes funcionan mejor si son cortos y van al grano.
- Describa brevemente quién es usted, si el destinatario no lo sabe todavía.
- Utilice una firma, casi todos los programas de correo le permiten crear una. Se trata de un pequeño bloque de texto que se incorpora automáticamente a los mensajes que envía. Su objetivo es darle a la gente una idea de quién es usted: nombre, empresa, cargo, teléfono (si quiere que la gente lo tenga); Considérela como su tarjeta de presentación virtual.
- Emplee las letras mayúsculas con prudencia. Cuando alguien utiliza mayúsculas en todo un mensaje es percibido como que esta persona está gritando, además es más difícil de leer.
- Tenga conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial.
¿Como evitar que los correos enviados sean marcados SPAM?
Escribimos este articulo para explicar un poco sobre cómo trabajan los filtros
de spam más usados por los proveedores de ISP. Estos filtros tienen miles de
reglas que aplican para catalogar de spam los correos. A continuación algunos
hints sobre cómo reducir el riesgo.
Trucos para que los correos enviados a través de las listas masivas no sean
catalogados como spam:
Evitar usar palabras “sospechosas” como “gratis”,” sexo”,
“viagra”, etc. Estas palabras pueden venir en email de chistes o personales.
Minimizar el envío de attachments.
No usar opción BCC con más de diez direcciones
Creación de listas:
No incluir direcciones no específicas tales como:
sales@domain.com, business@domain.com, webmaster@domain.com,
info@domain.com.
No incluir dominios como abuse@, postmaster@, o hostmaster@
No usar listas de correo que envían correo indirecto a otras
direcciones.
Estar seguro que ninguno de los destinatarios nos incluyó en
correo no deseado. Si una persona nos incluyó en una lista negra, nos excluyen
de todo ese proveedor.
Otros
No se recomienda el uso de los servicios baratos de manejo
de listas.
Pareciera que el primer paso es centralizar y normar el uso
de las listas de distribución, con el fin de lograr dos objetivos importantes:
Evitar el mal uso de los recursos de la empresa: usar el
correo para envíos masivos de chistes, presentaciones y otros no relacionados
con el trabajo es un riesgo de transmisión de virus y congestiona
innecesariamente la red.
Minimizar el riesgo de ser catalogados como generadores de
spam. Si una persona o grupo son los responsables de generar las comunicaciones
y los únicos autorizados para usar las litas masivas, se reduce el riesgo.
Otro paso es realizar una campaña de revisión de direcciones
de correo con dos objetivos:
Asegurarnos que los destinatarios no hayan marcado su
direccion de correo o el dominio de origen como no deseado (puede haber
ocurrido incluso por error).
Depurar las listas con la información más reciente.
Uso apropiado de las listas
Hacer listas exclusivas: Comité Ejecutivo y Personal Interno
Sacar a las personas que ya no estén en la empresa
Que todos los equipos que envíen correo tengan antivirus
Los equipos no protegidos que usen solo el correo remoto
(site web)
¿Preocupado por las páginas web que sus hijos
visitan en sus computadores?
El acceso abierto a internet puede ser peligroso para ellos!, Existe un filtro
de contenidos de internet GRATUITO que funciona en plataformas Windows, Mac,
Iphone, IPad, es el K9 Web Protection.
El K9 Web Protection es un Filtro Gratis para uso en Hogares, desarrollado por
de Blue Coat Systems, empresa dedicada a diseñar soluciones para optimizar y
asegurar flujos de información en redes corporativas.
K9 Web Protection permite filtrar contenido WEB y proteger los equipos del
hogar de virus y amenazas. Identifica y bloquea contenido ilegal o indeseable
en tiempo real, incluyendo sitios infectados. Utiliza tecnología propietaria de
Blue Coat Systems,, Dynamic Real-Time Rating™ (DRTR), que automáticamente
clasifica páginas WEB permitiendo su bloqueo según se requiera.
K9 WEB Filter no compromete el tiempo de respuesta de los computadores, permite
bloquear categorías por contenido como Apuestas o Pornografía o sites
específicos.
Le gustó el filto de Internet K9? Descarguelo en http://goo.gl/9LCyE y
compartamos la información para hacer la red más segura.
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